PRATIQUE
Comment déclarer un fichier à la CNIL ?
Nous avons
vu dans le précédent
numéro d'Associatifs les obligations légales s'appliquant en
matière de fichiers informatiques. La loi prévoit
également une obligation de déclaration de ces
fichiers auprès de la Commission Nationale de l'Informatique
et des Libertés...
Cette déclaration
- obligatoire, gratuite et simple – doit se faire à
l'aide des formulaires de déclaration (CERFA 99001) disponibles
dans les Préfectures, les Chambres de Commerce, à
la CNIL ou à télécharger sur internet à
partir du site www.cnil.fr
Pour les fichiers
d'adhérents et/ou annuaires il suffit d'appliquer la norme
simplifiée n° 23 et de compléter le formulaire
en indiquant le nom de l'association, le lieu où s'exerce
le droit d'accès aux informations contenues dans le fichier,
ainsi que l'identité du président de l'association
qui doit signer la déclaration.
Pour les fichiers
de paie du personnel, les mêmes renseignements sont demandés
dans le cadre de la norme simplifiée n°28.
Pour les sites web, la CNIL a adopté un modèle
de déclaration spécifique disponible sur son site
à la page www.cnil.fr/declarer/index-internet.htm
Tous les autres
fichiers mis en oeuvre au sein de l'association doivent faire
l'objet d'une déclaration ordinaire à partir du
formulaire CERFA 99001, complété par une annexe
également disponible sur le site.
Une remarque
importante : un certain nombre de fichiers mis en oeuvre dans
le cadre d'une mission de service public sont soumis à
une procédure particulière d'avis préalable,
à partir d'un formulaire spécifique. Sont notamment
concernées les fédérations sportives, les
associations intermédiaires, les associations qui s'occupent
de médiation pénale, d'aide aux victimes, de demandeurs
d'asile, d'aide à domicile...
- Pour en
savoir plus :
www.cnil.fr - Guide pratique « associations, informatique
et libertés »
